招 标 文 件 

　　    项目编号：NDX2016-06 

　　    项目名称：2016南京市档案馆国家重点档案目录基础体系建设-民国档案文件级目录采集 

　　                    南京市档案局招标办公室 

　　                       2016年9月30日 

　　第一章 招投标须知 

　　一、投标人的资质要求 

　　1、合法的独立法人企业（非外资或合资企业），在本市有长期固定的售后服务机构。 

　　2、具有履行合同所需的技术能力和设备。 

　　3、有稳定的具备加工服务经验的人员队伍。 

　　二、现场勘查及答疑要求 

　　2016年10月10日－10月13日，与项目负责人刘新民电话或上门现场咨询及勘查，联系电话:025－68782011。 

　　联系人:聂 明  联系电话:025－68781913。 

　　三、投标时间:2016年10月13日, 

　　开标评标和投标截止时间:2016年10月18日上午9:30。 

　　四、开标评标地点:南京市梦都大街168号市档案馆940会议室。 

　　第二章  项目服务需求 

　　一、项目概况 

　　1、本项目是2016年南京市档案馆馆藏民国档案(按全宗档案数字化件或实体为对象)进行文件级目录数据采集。 

　　2、工作量约为61000条目录数据。要求在2016年10月15日进场，12月15日前完成。 

　　3、报价以条为单位，方式为综合报价，综合总价不超过15万。含数据采集和目录、全文数据校对、整理费用。 

　　4、本项目加工场地由招标人提供。面积为20平方米。 

　　二、民国档案文件级数据采集及移交要求 

　　1、总体要求 

　　⑴、数据采集项目必须符合招标人提供的民国档案目录数据格式（见附件1）。 

　　⑵、数据采集具体要求须符合民国档案文件级目录数据采集操作办法。（见附件2） 

　　⑶、中标人须与招标人签定档案信息安全保密协议（见附件3）。 

　　⑷、投标人对加工设备的设置、网络布线及对设备、网络的维护要满足招标人保密、安全的要求。（采集设备中新硬盘由投标人提供，从项目经费支出）。 

　　⑹、数据采集要确保档案数字全文及目录数据信息安全。 

　　⑺、数据采集全过程要建立工作登记单。 

　　⑻、数据质量内容、数据移交的详细要求（见附件4） 

　　2、数据质量要求 

　　⑴、形成的目录数据项目齐全、准确。 

　　⑵、字段项目符合字段采集的要求。 

　　3、档案数字全文信息的移交、归还、销毁要求： 

　　⑴、档案数字全文信息按全宗或批次移交、归还、销毁，须固定专人负责，不得随意更换。 

　　⑵、在移交、归还过程中须提供档案数字全文信息修正数据，在检查移交数据合格后，及时销毁各工作机器中的档案数字全文信息，如发现私自保留或外泄等相关档案信息，将依法追究法律责任。 

　　4、数据验收及移交要求 

　　⑴、招标人可分批对中标人质检后的数据按全宗或批次的20％抽取进行检查，合格率必须达到99.9％以上。如数据检查合格率未达到99.9％，招标人不提供错误数据信息，中标人自行将数据全部进行检查并修改，直到合格。 

　　⑵、移交数据时工作登记单一并移交，经招标人的职能部门验收通过后，办理正式移交手续后删除机内有关数据。 

　　第三章   评标规则 

　　鉴于档案数据采集加工的特殊性，招标小组将根据各投标人的技术情况、项目实施方案、业绩、组织保障、服务质量保证、档案信息安全保证、报价等情况综合评定。 

　　1、技术情况：包括公司的技术综合实力；掌握、运用先进的技术手段；有先进、完整的数据采集技术方案。满分15分 

　　2、本项目实施方案：项目实施方案先进、完整（详细的工作计划，合理、高效的工作流程，完善的工作单、统计表等）。满分13分 

　　    3、业绩情况：⑴、有古籍档案整理加工成功经验（附合同书等证明材料）。满分4分 

　　    ⑵、有民国历史档案整理加工成功经验（附合同书等证明材料)满分13分 

　　   ⑶、有现行档案整理加工成功经验（附合同书等证明材料）。满分3分 

　　4、项目的组织保障：项目主管、技术人员的资质、经历；加工队伍相对稳定；人员、设备配备合理；有完善的管理制度（包括劳动纪律）。满分8分 

　　5、服务质量保证：有工作质量保证方案；售后服务内容可行，有赔偿承诺。满分7分 

　　6、档案信息安全：有确保档案实体、信息安全的措施和制度；措施、制度有效。满分7分 

　　7、投标报价：按报价最低为满分，并按以下公式计算得分：30＊[1-(名次-1)/参加投标单位数量]。满分30分 

　　第四章    商务要求 

　　1、中标人确定：按综合得分由高向低排序，第一名为中标人，后二名依次为中标候选人递补。如前者弃标或废标，后者依序为中标人。 

　　2、中标告知以电话通知或网上公告为准。 

　　3、其他要求合同签订时明确约定。 

附件1：民国档案案卷级目录数据格式

　　参考材料：《民国档案著录细则》（ＤＡ/Ｔ20.1-1999）、《民国档案主题标引细则》（ＤＡ/Ｔ20.2-1999）、《民国档案分类标引细则》（ＤＡ/Ｔ20.3-1999）、《民国档案机读目录软磁盘数据交换格式》（ＤＡ/Ｔ20.4-1999）、《文书档案案卷格式》（GB9705-88） 

　　民国档案案卷级目录数据格式定义及说明 

　　1、分类号，填写依据《民国档案分类表》和《民国档案分类标引细则》，按照档案主题内容标注档案信息分类体系中的类目代码。 

　　2、档案馆代码，填写依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码。 

　　3、全宗号，填写档案形成单位的全宗号，用四位数表示。 

　　4、目录号，填写根据保管期限、机构（问题）或时限划分的该类档案的目录号，用三位数表示。 

　　5、案卷号，填写档案的馆编案卷号，用四位数表示。 

　　6、宗号，即案卷份号。填写相关联的案卷之连续号，用四位数表示。如之一，之二等，用“0001”或“0002”表示。 

　　7、案卷题名，填写反映档案中心内容、形式特征的名称。自拟题名加“［］”标识。 

　　8、起始时间，填写案卷内文件最早形成的时间。其基本格式为“CCYYMMDD”，用8位阿拉伯数字表示，时间不详时用数字“0”替代。 

　　9、终止时间，填写案卷内文件最晚形成的时间。其基本格式为“CCYYMMDD”，用8位阿拉伯数字表示，时间不详时用数字“0”替代。 

　　10、保管期限，填写档案归档时所划定的存留年限，用一位代码表示。永久为“1”，长期为“2”，短期为“3”。 

　　11、载体类型，填写档案信息载体物质形态的种类，用汉字表示。类型为纸质时不需填写，其他类型据实填写。 

　　12、载体数量，填写档案信息载体物质形态的数量，用四位字表示。 

　　13、载体单位，填写档案信息载体物质形态的统计单位，用汉字表示。单位为“页”时不需填写。 

　　14、卷内文件数量，填写该卷档案所有文件的总件数，用四位数表示。 

　　15、控制符，填写该档案控制使用的情况，开放用大写字母“KF”表示，相反则不填。 

　　16、备注，填写需要解释和补充的事项。 

　　民国档案文件级目录数据格式 

　　参考材料：《民国档案目录中心数据采集标准  民国档案著录细则》（ＤＡ/Ｔ20.1-1999）、《民国档案主题标引细则》（ＤＡ/Ｔ20.2-1999）、《民国档案分类标引细则》（ＤＡ/Ｔ20.3-1999）、《民国档案机读目录软磁盘数据交换格式》（ＤＡ/Ｔ20.4-1999）、《文献著录总则》（GB/T3792.1）及《档案著录规则》（DA/T18）及《民国档案文件级目录数据采集操作办法》 

　　民国档案文件级目录数据格式定义及说明 

　　1、分类号，填写依据《民国档案分类表》和《民国档案分类标引细则》，按照档案主题内容标注档案信息分类体系中的类目代码。 

　　2、档案馆代码，填写依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予本馆的代码。南京市档案馆填写“432003”。 

　　3、档案馆名称，据实填写保存档案的机构全称。 

　　4、全宗名称，填写档案形成单位的全称。 

　　5、档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。文件级档号为：全宗号(xxxx)+(0000)+目录号（xxx）+案卷号（xxxx）+宗号（(xx)）+文件号（卷内文件的顺序号）（xxxx）。 

　　全宗号，填写档案形成单位的全宗号，用四位数表示。 

　　目录号，填写根据保管期限、机构（问题）或时限划分的该类档案的目录号，用三位数表示。 

　　案卷号，填写档案的馆编案卷号，用四位数表示。 

　　宗号，即案卷份号。填写相关联的案卷之连续号，用四位数表示。如之一，之二，用“(01)”或“(02)”表示。 

　　卷内顺序号，填写文件在卷内的顺序号，用四位数表示。 

　　6、文件题名，填写反映档案中心内容、形式特征的名称。自拟题名加“［］”标识。 

　　7、责任者，填写形成档案内容并对其负有责任的团体或个人。多个责任者之间用“；”分隔。三个以上的责任者可填写主要责任者，并用［等］表示被省略的责任者。 

　　8、起始时间，填写档案文件形成的时间。其基本格式为“CCYYMMDD”，用8位阿拉伯数字表示，时间不详时用数字“0”替代。 

　　9、终止时间，填写档案文件收文的时间。其基本格式为“CCYYMMDD”，用8位阿拉伯数字表示，时间不详时用数字“0”替代。 

　　10、页数（载体数量），填写档案信息载体物质形态的数量，用四位数表示。 

　　11、控制符，填写该档案控制使用的情况，控制使用用大写字母“K”表示，相反则不填。 

　　12、语种，填写档案的书写文字，如英文、法文、德文、俄文、满文、藏文等，汉文不填写。汉字和其它文字并存的文件著录“汉蒙”、“汉英”等。若遇不识别的外国文字或少数民族文字，可填写“外文”或“少数民族文”。 

　　13、载体形态，填写档案信息载体物质形态的种类，用汉字表示。类型为纸质时不需填写，其他类型据实填写，例：印章、胶片、标本等。非档案原件需著录“仿真复制”、“静电复印”字样。 

　　14、政权标识，填写特殊政权机构（以文件的制发机构为准）用汉字著录政权全称。例：汪伪政权、伪维新政府、伪华北政务委员会等。 

　　15、附注，填写需要解释和补充的事项。 

　　16、受文者，填写文件主送机构或个人的全称。  

　　17、文种，填写按性质和用途确定的文件种类的名称。据实填写，如命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等。 

　　18、起止页号，文件在案卷内起始和终止页码，用“~”连接著录，不连续的页码分段标注，每段之间用“、”。 

　　19、文本，填写文书稿本的名称，包括正本、副本、草稿、定稿、手稿等，正本不需填写。 

　　20、缩微号，填写档案馆、室赋予缩微制品的编号。由盘号和画幅号组成，其格式为：盘号－画幅号，即ＸＸＸＸＸ－ＸＸＸＸ，位数不够时在前面加“0”。 

　　21、电子文档号，填写档案馆、室管理电子文件的一组符号，用规定的字母和数字表示。  

　　22、主题词或关键词，主题词，参照《民国档案主题标引细则》、《民国档案分类主题词表》进行标引，各词之间用空格隔开。关键词:反映文件内容，用以表达档案主题并具有检索意义的名词或词组（包括人物、机构、会议、事件等）。 

　　23、电子画幅数，填写电子档案或档案数字化扫描件的实际画幅数。 

　　附件2：民国档案文件级目录数据采集操作办法 

　　为推进国家重点档案目录体系建设，实现民国档案文件级目录著录规范化，根据《文献著录总则》（GB/T3792.1）、《档案著录规则》（DA/T18）、《民国档案目录中心数据采集标准  民国档案著录细则》（DA/T20.1），特制定本办法。 

　　一、适用范围 

　　本办法适用于全国各级综合档案馆馆藏民国档案文件级目录的著录，规定了文件级目录的著录项目、著录要求、标识符号和著录文字。 

　　二、著录项目 

　　（一）著录项目：揭示档案内容和形式特征的记录事项。 

　　（二）著录项目分为必要项目（Δ）和选择项目。必要项目必须著录，选择项目可视具体情况选择著录。 

　　1．必要项目：档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、档号[全宗号、目录号、案卷号（含宗号）、文件（序）号]、文件题名、责任者、时间、页数、控制使用标识、语种、载体形态、政权标识、附注。 

　　2．选择项目：受文者、文种、起止页码、文本、分类号、缩微号、电子文档号、主题词或关键词（人物、机构、会议、事件等）、电子画幅数。 

　　三、著录项目要求 

　　（一）档案馆代码Δ 

　　依据《全国档案馆名称代码》著录。 

　　（二）档案馆名称Δ 

　　保存档案的机构全称。 

　　（三）全宗名称Δ 

　　全宗名称：档案全宗（一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体）的全称。 

　　（四）档号Δ 

　　档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。文件级档号由全宗号、目录号、案卷号（含宗号）、文件号（卷内文件的顺序号）组成。 

　　    （五）文件题名Δ 

　　1．文件题名：又称文件标题，用来表达单份或一组文件内容特征和中心主题。 

　　2．文件题名著录应能揭示文件主要内容，一般要揭示责任者、事由、文种，表述力求精准。 

　　3．单份文件原题名准确表达文件内容可照录；没有题名、题名不完整或不能揭示主要内容的则依据内容重新拟写题名。 

　　4．一组文件的题名依据该组内文件的内容拟写。 

　　5．文件题名中的地名，县级及县级以下的应写明所属省份。 

　　6．文件题名中的人名、机构名参照“三（六）责任者”对应要求规范著录。 

　　7．文件题名中的标点符号须规范使用。 

　　（六）责任者Δ 

　　1．责任者：形成文件内容并对其负有责任的机构或个人。 

　　2．机关、企业、团体等机构责任者应著录准确全称。 

　　3．内设机构或基层机构责任者应标明完整全称。 

　　4．以长官署名发出的机关公文，责任者著录官署全称。 

　　5．文件中明确标明职务的个人责任者须在姓名前著录职务。 

　　6．外国或少数民族责任者照录原文，并在“（）”中标明现规范译名。 

　　7．两个或两个以上责任者时，最多著录三个，中间以“、”相隔，被省略的责任者用 “等”表示。 

　　8．附件责任者以附件落款为准。 

　　（七）时间Δ 

　　1．时间：文件的形成时间。 

　　2．时间应著录年、月、日，用8位阿拉伯数字表示。年份4位、月份2位、日期2位，年、月、日都没有的不著录。 

　　      例： 民国23年5月4日，著录为19340504 

　　           民国35年，著录为19460000 

　　           民国   年11月12日，著录为00001112 

　　3．时间分起始时间和终止时间两列著录。公私文书在起始时间项著文件制发时间，没有制发时间著录收文时间。  

　　4．文件针对时间及具有特定意义的时间须在题名或关键词中表述，如计划、报告、预决算、公债等，时间项著录文件内显示的最早和最迟的时间。 

　　5．时间以公元纪年，其他特殊纪年一律换算成公元纪年。千字文代年、地支纪月、韵目代日等应换算成相对应的年、月、日著录。 

　　6．档案上时间记载有误，仍照原文著录，将考证得出的时间著录于后，并加“[ ]”号。 

　　(八)页数Δ 

　　该份文件的实际页数。用阿拉伯数字著录。 

　　（九）控制使用标识Δ 

　　控制使用的文件著录控制符“k”。 

　　（十）语种Δ 

　　档案的书写文字。汉字文件不著录，非汉字文件须依据实际语种著录；汉字和其它文字并存的文件著录“汉蒙”、“汉英”等；不能识别的外国文字著录“外文”字样，不能识别的少数民族文字著录 “少数民族文”字样。 

　　（十一）载体形态Δ 

　　1．载体形态：档案信息载体物质形态的种类。 

　　2．非纸质档案载体类型须著录，例：印章、胶片、标本等。 

　　3．非档案原件需著录“仿真复制”、“静电复印”字样。 

　　（十二）政权标识Δ 

　　特殊政权机构（以文件的制发机构为准）用汉字著录政权全称。例：汪伪政权、伪维新政府、伪华北政务委员会等。 

　　（十三）附注Δ 

　　本条目录中需要特别解释和补充说明的事项。 

　　（十四）受文者 

　　文件主送机构或个人的全称。 

　　（十五）文种 

　　按性质和用途确定的文件种类的名称。 

　　（十六）起止页码 

　　文件起始和终止页码，用“~”连接著录，不连续的页码分段标注，每段之间用“、”。 

　　（十七）文本 

　　文件稿本的名称。依据实际情况著录副本、草稿、定稿、手稿、草图、蓝图等。 

　　（十八）分类号 

　　依据DA/T 20.3——1999及《民国档案分类表》著录。 

　　（十九）缩微号 

　　档案缩微品的编号。 

　　（二十）电子文档号 

　　电子文档号：电子文件的一组符号代码。 

　　（二十一）关键词（人物、机构、会议、事件等） 

　　关键词:反映文件内容，用以表达档案主题并具有检索意义的名词或词组（包括人物、机构、会议、事件等）。 

　　    （二十二）电子画幅数 

　　    电子档案的实际画幅数。 

　　四、标识符号 

　　（一）（）解释或说明性内容，外国或少数民族责任者现规范译名。 

　　（二） [ ]表示考证得出的著录内容。 

　　（三） ? 用于不能确定的著录内容，一般与 “[ ]”号配合使用。 

　　（四） □ 表示每一个残缺的文字，难以计数的残缺文字用三个 “□”表示。 

　　（五） 、两个或两个以上责任者、关键词、附注栏中的解释和说明词及不连续页码分段标注的间隔符号。 

　　（六） ~ 时间起止之间连接。 

　　（七） + 附件前冠“+”号 

　　（八）k 文件控制符，表示文件不对外开放。 

　　五、著录文字 

　　（一）著录文字为简体汉字。 

　　（二）著录数字除文件题名和全宗号外一律使用阿拉伯数字。 

　　（三）著录外文与少数民族文字时，可依照外文和少数民族文字书写规则著录，亦可根据实际需要翻译成汉字著录。 

　　附件（1）：文件级目录数据库结构表 

　　附件（2）：范例 

　　           中国第二历史档案馆全国民国档案目录中心 

　　                     2016年7月26日